Grip op uren - rooster - kosten en documenten
ERP software voor zakelijke dienstverleners.
Of u nu met 2 man werkt of met 40 collega’s - door de flexibele inrichting en modulaire aanpak kunnen wij de software inrichten zodat deze bij bijna elke dienstverlenende organisatie past.
Betaalbaar voor het MKB
We laten u zien hoe de software werkt en wat u ermee kunt doen binnen uw GWW bedrijf. We bespreken hoe u nu uw projecten beheert en waar u tegenaan loopt. Zo krijgen we een goed beeld van wat u nodig heeft.
Op basis van het gesprek maken we een voorstel op maat. Hierin staat hoe we de software voor uw bedrijf kunnen inrichten en wat daarvoor nodig is.
Na akkoord, richten we de software in op uw manier van werken. We kijken samen welke gegevens en onderdelen nodig zijn, zodat de software aansluit op uw werkprocessen.
De software is klaar voor gebruik. Indien gewenst importeren we bestaande informatie en zetten we de software live. Wij kunnen indien u dat wenst ook het team (op locatie) trainen.
Wij voelen ons verantwoordelijk voor een optimale werking van de software na de oplevering. Wij blijven graag met u in contact om proces wijzigingen of aanpassingen in uw organisatie ook door te voeren in de software.
Demo aanvragen
Wij laten u graag aan de hand van een van onze demo omgevingen zien wat de mogelijkheden zijn van onze projecten module.
Functionaliteiten
Onze ERP pakket is modulair opgebouwd. U kunt een of enkele losse modules gebruiken - en koppelen aan bestaande software of als een volledig ERP pakket afnemen.
Door per klant en organisatie de software zo in te richten dat het dynamisch en flexibel is past de software bij zowel kleinere als grotere bedrijven.
Beheer de gegevens van klanten, leveranciers en medewerkers op één plek. Bekijk contactgegevens, bewaar belangrijke afspraken en houd bij met wie je contact hebt gehad. Zo heb je bij ieder GWW project snel de juiste gegevens bij de hand en weet je wie erbij betrokken zijn.
02Bereken vooraf wat een GWW project gaat kosten. Neem bijvoorbeeld arbeidsuren, machines, materialen en onderaannemers mee in de calculatie. Zo krijg je een duidelijk beeld van de verwachte projectkosten en kun je deze gebruiken als basis voor de offerte en het projectbudget.
03Via ingestelde facturatietermijnen bepaal je wanneer een (deel)factuur voor een GWW-project gemaakt moet worden. Denk bijvoorbeeld aan facturatie per termijn of na afronding van bepaalde werkzaamheden. Het project komt automatisch naar boven zodra aan de ingestelde voorwaarden is voldaan.
04Wilt u op een (detail) niveau bijhouden of een project volgens budget verloopt? Stel dan een of meerdere budgetten in voor bijvoorbeeld uren, materieel en materialen. Zo zie je op tijd of een project meer kost dan begroot en kun je bijsturen voordat de kosten te hoog oplopen.
05In onze ERP-software kun je werken met meerdere project types. Denk bijvoorbeeld aan grondverzet, riolering, wegenbouw of waterbouw. Een project type is handig als de werkzaamheden of de financiële inrichting per project verschillen en je de resultaten met elkaar wilt vergelijken.
06Per project type kunt u fases instellen. Denk bijvoorbeeld aan de voorbereiding, het grondwerk, de aanleg van riolering en de afwerking. Door werkzaamheden aan fases te koppelen, kun je de voortgang van een project volgen en zie je welke onderdelen nog uitgevoerd moeten worden.
07Uren, reis en materiaalkosten. Afhankelijk van uw wensen boeken medewerkers zelf uren, materieel en materialen op een project. Dit kan ook door de uitvoerder of projectverantwoordelijke worden gedaan, zodat de kosten op de juiste plek terechtkomen.
08Per project kan een planning gemaakt worden, eventueel gekoppeld aan een concrete agenda afspraak. Zo plan je medewerkers, materieel en werkzaamheden in. Wordt er iets gewijzigd op de bouwplaats, dan kan dit direct zichtbaar worden in de projectplanning.
09Door bestanden te koppelen aan een project zijn relevante documenten snel terug te vinden. Denk bijvoorbeeld aan bestekken, werktekeningen, werkbonnen en revisietekeningen. Indien gewenst koppel je de bestanden aan je eigen SharePoint, OneDrive of Dropbox omgeving.
10Met extra velden bieden we meer vrijheid om de projectenmodule in te richten op uw specifieke bedrijfsbehoefte. Leg bijvoorbeeld besteknummers, projectlocaties, contractvormen of namen van uitvoerders vast. Zo kun je de projectadministratie aanpassen aan de manier waarop jouw GWW-bedrijf werkt.
11Laat medewerkers direct bij een GWW project notities toevoegen. Leg bijvoorbeeld afspraken op de bouwplaats, aandachtspunten of wijzigingen in de uitvoering vast. Pin belangrijke notities vast, zodat ze altijd direct terug te vinden zijn.
12Maak rapportages in PDF, Excel of Word op basis van de actuele projectgegevens en projectkosten. Denk aan een urenoverzicht, een inkooprapportage of een overzicht van de voortgang en kosten van een GWW project.
13Bekijk op één plek hoe je GWW projecten ervoor staan. Krijg inzicht in de voortgang, gemaakte kosten, budgetten en openstaande offertes. Zo zie je snel welke projecten aandacht nodig hebben en waar je eventueel moet bijsturen.
Beheer de gegevens van klanten, leveranciers en medewerkers op één plek.
Bekijk relevante contactgegevens van medewerkers of andere betrokken bij een klant, bewaar belangrijke afspraken en contracten.
Zo heb je bij ieder project snel de juiste gegevens bij de hand en weet je wie bij een project betrokken zijn.
Met het JelcoSoft ERP software kunt u offertes maken vanuit standaard of eerder aangemaakte calculatie sjablonen of direct in een offerte de prijs berekening doen.
Zo kunt u naar de klant een totale post offreren zoals bijvoorbeeld "Ontgraven en afvoeren". Op de PDF ziet de klant de totale kosten - zelf en de collega's zien de onderliggende prijsopbouw - zodat het ook altijd duidelijk is waar een prijs op gebaseerd is.
Project
Vanuit het facturatieoverzicht komen automatisch de GWW projecten naar voren waarvoor een factuur verstuurd kan of moet worden. Zo houd je overzicht op de lopende projecten die gefactureerd kunnen worden.
Afhankelijk van de inrichting van de software kan dit op basis van de gemaakte kosten of op basis van vooraf ingestelde facturatietermijnen.
Facturatietermijnen kunnen ingesteld worden op basis van:
-Het bereiken van een bepaald bedrag aan projectkosten.
-Een vooraf ingestelde datum.
-Het afronden van een projectfase.
Het is ook mogelijk om eerst een inkoopbon aan te vragen - voordat de daadwerkelijke factuur verstuurd wordt.
Project
Op detailniveau houd je bij welke budgetten er met een opdrachtgever zijn afgesproken. Per project kun je één of meerdere budgetten instellen, bijvoorbeeld voor grondwerk, bestrating en inrichting.
De gemaakte kosten kunnen vervolgens aan het juiste budget gekoppeld worden.
Vanuit één centraal overzicht bewaak je de budgetten van alle lopende projecten. Je kunt meldingen instellen die aangeven wanneer een budget dreigt te worden overschreden. Zo kan de projectverantwoordelijke of directie op tijd bijsturen.
Werken jullie met een vaste aanneemsom of worden projecten afgerekend op basis van regie? Dan kan het budgetonderdeel ook worden uitgeschakeld. Zo voorkom je onnodige handelingen en blijft het projectdashboard overzichtelijk.
Groeperen projecten in
Met project types maak je onderscheid tussen de verschillende soorten GWW-projecten. Denk bijvoorbeeld aan:
-Aangenomen projecten of regieprojecten
-Verschillende soorten werkzaamheden, zoals grondverzet, riolering, wegenbouw of waterbouw
-Onderhoud, reconstructie of nieuwbouw
Per project type kun je eigen fases, rapportages, vrije velden en automatische workflows instellen. Het is daarom van belang om vooraf goed na te denken over de inrichting.
We adviseren je graag over de inrichting die het beste past bij jouw GWW-bedrijf en werkwijze.
Inzicht in
Kosten die tijdens een project gemaakt worden, kunnen geregistreerd worden door medewerkers op de bouwplaats of door iemand op kantoor. Denk aan uren, reiskosten, materieel, materialen en inkoopfacturen. (losse) materialen zoals PVC of andere onderdelen kunnen eventueel gekoppeld worden aan de voorraadregistratie.
Door de kosten aan het juiste project te koppelen, krijg je inzicht in de gemaakte kosten en het resultaat van het project. Zo zie je op tijd of de kosten volgens begroting verlopen en kun je waar nodig bijsturen.
Bij het registreren van inkoopfacturen kijken we naar wat voor jullie bedrijf het beste werkt. Je kunt een volledige factuur aan een project koppelen, maar ook een deel ervan als de kosten over meerdere projecten verdeeld moeten worden. Samen bekijken we hoe dit het beste ingericht kan worden, zonder onnodig extra werk.
Actuele
Vanuit de projectplanning kun je de planning van één of meerdere GWW projecten bekijken. Met verschillende filters en sorteermogelijkheden pas je het overzicht aan op de manier waarop jullie werken. Zo zie je bijvoorbeeld welke werkzaamheden op de bouwplaats gepland staan en welke projecten tegelijk lopen.
De planning wordt gevuld op basis van ingestelde projectfases, (deel)taken en afspraken. Denk aan grondwerk, de aanleg van riolering of het aanbrengen van verharding. Maak je ook gebruik van de afsprakenagenda, dan worden deze afspraken meegenomen in het totale planningsoverzicht.
Centrale
Sla projectbestanden zoals tekeningen - foto's van aansluitingen en andere relevante documenten direct op bij het project in de ERP-software.
Je kunt de bestanden vanuit het ERP pakket ook opslaan in de projectmap op jullie Dropbox, OneDrive of SharePoint omgeving.
Afhankelijk van jullie werkwijze bepalen jullie zelf welke bestanden beschikbaar zijn voor welke collega.
Maximale vrijheid
Met vrije velden kunnen we de projecten module verder inrichten op de werkwijze en de gewenste projectinformatie van jullie GWW bedrijf.
Voorbeelden van relevante project velden zijn:
1. Toegestane emissieklasse
2. Maximale CO₂-uitstoot
3. Grondverzetvolume
4. Bodemkwaliteitsklasse
De informatie uit de velden kan ook weer getoond worden op factuur, offerte of project bestanden zoals PDF, Excel, Word.
Zo kun je projectgegevens automatisch laten terugkomen in bijvoorbeeld een werkbon, opleverbon, mandagenregister of andere verantwoording richting de opdrachtgever.
Gebruik projectnotities om belangrijke informatie over een GWW project vast te leggen. Denk aan afspraken met de opdrachtgever, overleg met een leverancier of bijzonderheden die tijdens de werkzaamheden op de bouwplaats naar voren komen.
Door belangrijke notities vast te zetten, zijn ze direct zichtbaar op het projectscherm. Wil je eerdere afspraken of aantekeningen teruglezen? Dan vind je deze eenvoudig terug op het tabblad notities.
Tip: In vrijwel elk onderdeel van onze ERP-software kun je notities toevoegen. Gaat een notitie over een klant in het algemeen en niet over één specifiek project? Dan kun je deze beter vastleggen bij de klantgegevens. Zo blijft de informatie op de juiste plek staan.
PDF - Excel - Word
Met rapportages maak je eenvoudig PDF, Excel of Word bestanden op basis van de gegevens uit een GWW project. Je bepaalt zelf welke informatie in de rapportage komt te staan, zodat deze aansluit op jullie werkwijze.
Een voorbeeld is een mandagenregister in PDF of excel met de benodigde gegevens die een opdrachtgever van u vraagt.
Ook Excel rapportages kunnen naar wens worden ingericht. Denk bijvoorbeeld aan een overzicht van alle projectkosten, gemaakte uren of gebruikte materialen. Samen bepalen we welke gegevens en kolommen nodig zijn. Daarnaast kunnen we extra tabbladen, formules en vaste gegevens toevoegen, zodat je het Excel bestand direct kunt gebruiken voor de projectadministratie of nacalculatie.
Vanuit een centraal dashboard - of meerdere losse dashboards kunt u kritieke prestatie-indicators direct in beeld brengen.
Dashboard zijn zelf in te richten per medewerker, afdeling of globaal voor het hele bedrijf.
Enkele voorbeelden van data dat op het dashboard getoond kan worden zijn:
- Aantal lopende projecten
- Totaal bedrag onderhanden werk
- Projectmarge
- Projecten met een kostenoverschrijding
- Orderportefeuille
- Productieve uren (%)
- Omzet per medewerker
- Offertesucces (%)
Bijna alles kan - met
Twijfelt u nog of onze ERP oplossing volledig aansluit bij jullie werkwijze? Neem dan gerust contact met ons op. We denken graag mee over de mogelijkheden binnen onze ERP-software en kijken of we deze kunnen aanpassen aan de werkwijze van jullie GWW bedrijf. Als het nodig is, bekijken we samen of maatwerk een passende oplossing is.
