Slimme automatisering
Projecten is een vaste module binnen onze ERP software.
De projecten module is in te richten naar uw bedrijfsproces met eventuele meerdere project types - fases en eigen project sjablonen.
Betaalbaar voor het MKB
Wij laten u een demo zien wat er binnen de projecten module mogelijk is. En bespreken samen met u de wensen en eventuele uitdagingen.
Op basis van uw wensen maken wij een vrijblijvend voorstel en offerte hoe we het voor jullie bedrijf optimaal kunnen inrichten.
Na akkoord richten wij de projecten module in - zoals we voorgesteld hebben. Het kan zijn dat we tussendoor nog even met u details afstemmen of voorbeelden laten zien.
Moment is aangebroken... indien gewenst importeren we bestaande informatie en zetten de projecten module live. Wij kunnen - indien u dat wenst - ook het team (op locatie) trainen.
Wij voelen ons verantwoordelijk voor een optimale werking van de projectenmodule. Daarom blijven we graag met u in contact om proces wijzigingen of aanpassingen in uw organisatie ook door te voeren in de software.
Demo aanvragen
Wij laten u graag aan de hand van een van onze demo omgevingen zien wat de mogelijkheden zijn van onze projecten module.
Functionaliteiten
De projecten module is onderdeel van onze totaal oplossing.
Door per klant en organisatie de software zo in te richten dat het dynamisch en flexibel is past de projecten module bij vrijwel elke type organisatie.
Via ingestelde facturatie termijnen bepaald u wanneer een (deel) factuur voor een project gemaakt moet worden. Het project komt automatisch naar boven zodra aan de ingestelde voorwaarden is voldaan.
02Wilt u op (detail) niveau ook bijhouden of een project volgens budget verloopt? Stel dan een of meerdere budgetten in en voorkomen dat je pas aan het eind van een project er achter komt dat het project (teveel) uit de kosten loopt.
03In onze ERP software kunt u werken met meerdere project types. Een project type is handig als de flow van een project verschilt van elkaar - of als je (later) financiële analyses wilt maken.
04Per project type kunt u fases instellen. Denk bijvoorbeeld aan een ontwerp - ontwikkel - opleverfase. Doormiddel van fases kunnen handelingen geautomatiseerd worden - of meer inzicht geven in de voortgang van een project.
05Uren - reiskosten - materialen. Afhankelijk van uw wensen boeken medewerkers zelf uren en of materialen op een project - of wordt dit door de uitvoerder of project verantwoordelijke gedaan.
06Per project kan een planning gemaakt worden - eventueel gekoppeld aan een concrete agenda afspraak. Zo wordt een wijziging in de agenda ook direct zichtbaar in de projectplanning.
07Door bestanden te koppelen aan een project zijn ze voor alle relevante medewerkers sneller terug te vinden. Indien gewenst gekoppeld met uw eigen sharepoint - onedrive of dropbox omgeving.
08Met extra velden bieden we nog meer vrijheid om de projecten module in te richten naar uw specifieke bedrijfsbehoefte.
09Laat medewerkers direct op een project notities maken. Pin belangrijke notities vast zodat deze altijd direct in beeld zijn.
10Dynamische rapportages in PDF, Excel of Word gebaseerd op de actuele project gegevens - of project kosten. Denk aan bijvoorbeeld mandagen register, inkooporder aanvraag of voortgangsrapportage.
Project
Vanuit het te factureren overzicht komen automatisch de projecten naar boven waarvoor een factuur gestuurd kan of moet worden.
Op basis van de inrichting van de software kan dit op regiebasis zijn - dus zodra er kosten op een project geboekt worden of op basis van ingestelde facturatie termijnen.
Facturatie termijnen kunnen ingestelde worden op basis van:
- Bij het bereiken van een bepaald bedrag aan kosten
- Of vanaf een specifieke datum
- Of bij het bereiken van een fase
Het voordeel van de facturatie termijnen is ook dat er vooraf ingesteld kan worden wat er op de factuur moet komen - bijv. een referentie nummer of specifieke termijn omschrijving - en wat het bedrag moet zijn. Dit kan a.d.h.v. de daadwerkelijke kosten zijn - een vast bedrag of een percentage van de aanneemsom.
Project
Op detail niveau bijhouden welke budgetten er afgesproken zijn met een klant? Op project niveau kan je een of meerdere budgetten instellen - de kosten worden vervolgens gekoppeld aan een budget.
Vanuit een centraal overzicht kunnen alle budgetten van de lopende projecten bewaakt worden. Via automatische taken - kan indien gewenst - ook automatisch een signaal verstuurd worden naar de projectverantwoordelijke of directie als een budget overschreden wordt.
Werken jullie alleen met een vaste project prijs - of alleen op regiebasis - dan kan het budget onderdeel ook uitgeschakeld worden. Dit voorkomt onnodige handelingen en brengt meer overzicht in het project dashboard.
Groeperen projecten in
Met project types kan onderscheid gemaakt worden tussen verschillende soorten projecten.
Voorbeelden zijn:
- Aangenomen of regieprojecten
- Op werksoort (bijv. sloopwerk / opbouw of afbouw)
- Op afdeling (onderhoud & verbouw / nieuwbouw)
Per project type kunnen andere rapportages - fases, vrije velden of (automatische) workflows gekoppeld worden. Daarom is het van groot belang om al tijdens de inrichting de juiste project types in te stellen. Teveel veroorzaakt onnodig werk, te weinig geeft juist minder flexibiliteit van de rest van de inrichting.
Wij adviseren u graag wat het beste bij uw type bedrijf / werkwijze past.
Inzicht in
Kosten die gemaakt worden op een project kunnen geregistreerd worden door de (buitendienst) medewerkers of iemand op kantoor. Dit kan zijn uren, reiskosten, materialen (eventueel gekoppeld met voorraad registratie) en inkoopfacturen.
Door kosten te koppelen aan een project heeft u snel inzicht in het resultaat van een project - en kunt u indien nodig op tijd bijsturen.
Bij het koppelen houden we rekening met wat voor jullie bedrijf praktisch werkt. De volledige inkoopfactuur kan aan een project gekoppeld worden - maar indien nodig ook een deel van de inkoopfactuur. Samen met jullie bekijken we graag wat de meest efficiënte manier is zonder dat er teveel (extra) werk ontstaat.
Actuele
Vanuit de project planning is een individuele project of meerdere projecten te volgen. Met meerdere filters en sorteer opties is de planningsoverzicht aan te passen naar de gewenste werkwijze.
De planning wordt gevuld op basis van ingestelde fases - (deel) taken of afspraken. Als ook gebruik gemaakt wordt van de afspraken agenda komen de afspraken ook terug in het overal planningsoverzicht.
Centrale
Sla project specifieke bestanden op in de ERP bij het project. Of bij een integratie met Dropbox / OneDrive of Sharepoint in de map van het project. Afhankelijk van uw wensen kunnen we de bestanden beschikbaar maken voor de buitendienst medewerkers - of bijvoorbeeld alleen voor werkvoorbereiders, uitvoerders of projectleiders.
Foto's kunnen ook door de collega's in het werkveld gemaakt worden. Zij kunnen die dan - indien dat gewenst is - direct opslaan bij het project. Dit kan ook als ze de andere bestanden niet mogen zien - en dus alleen de foto's die ze zelf uploaden.
Maximale vrijheid
Met vrije velden kunnen we projecten nog verder inrichten naar uw specifieke wensen of werkwijze. De vrije velden kunnen bestaan uit bijvoorbeeld tekst, datum, vaste selectie of bestandsveld.
Bij het kopiëren van een project - of het omzetten van een project naar factuur kunnen de ingevulde vrije velden van een project ook meegenomen worden.
De vrije velden zijn tevens beschikbaar in PDF, Excel of Word exports - en in formulier en bericht sjablonen. Zo kunt u relevante informatie direct meesturen in een e-mailbericht of tonen op bijvoorbeeld een opleverbon.
Project notities en aantekeningen kunnen gebruikt worden om centraal belangrijke informatie op te slaan. Dit kan gaan om een gespreksnotitie met de klant, een onderling gesprek met een collega of een notitie n.a.v. gesprek met leverancier over het betreffende project.
Door notities vast te zetten zijn ze direct zichtbaar vanuit het project scherm. Wilt u alle notities teruglezen kan dat eenvoudig door op het tabblad notities te klikken.
Tip: in vrijwel elk onderdeel van onze ERP pakket kunt u notities toevoegen. Is een notitie van belang voor alle projecten van een klant, vul de notitie dan in bij de klant kaart.
PDF - Excel - Word
Misschien wel het meest flexibele onderdeel van onze ERP software zijn de rapportages - PDF, Excel of Word bestanden die als template aangemaakt worden en verder gevuld worden met de actuele data uit uw project.
Zo kan er een PDF gemaakt worden met bijvoorbeeld een opleverbon waarbij u project omschrijving, referentie nummers, projectkosten en foto's van een project.
Een andere mooi voorbeeld is de export/rapportage naar Excel. Met een druk op de knop heeft u een Excel bestand met bijvoorbeeld alle kosten - wij bepalen vooraf met u welke kolommen, velden en data relevant is. Binnen de Excel export kunnen we ook extra tabbladen - formules en vaste informatie toevoegen zodat u direct een rapport heeft die zoveel mogelijk aan uw wensen al voldoet.
Bijna alles kan - met
Hebben bovenstaande functies nog niet beschreven wat u zoekt? Neem contact met ons op - wij denken graag met u mee of uw wensen ook realiseerbaar zijn - eventueel met een stukje maatwerk - binnen onze ERP software.
